Informacja Koordynatora CAF 2013 na okoliczność pozytywnej decyzji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w związku Poświad-czeniem Jakości Zastosowania CAF

W dniu 21 stycznia 2016 roku Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazało informację (pismo DAP-WRKL 0158-2/2016) o przyznaniu Starostwu Powiatowemu w Nowej Soli „Poświadczenia Jakości Zastosowania CAF”.

Powołany do tego Zespół CAF będzie rozpoczęty proces samodoskonalenia kontynuował i poddawał ciągłej weryfikacji. Zastosowanie metody CAF pozwoliło na dokładne poznanie funkcjonowania Urzędu. Dało to podstawę do wzrostu świadomości urzędników w zakresie jakości świadczonych usług, a przez to do lepszej relacji z obywatelami oraz pracownikami. CAF w naszym przypadku może stać się ważnym narzędziem poprawy jakości w powiatowej administracji i elementem ciągłego doskonalenia świadczenia usług na rzecz wspólnoty samorządowej mieszkańców. Mimo pewnych nieczytelności i nieadekwatności metody, zapewnia usystematyzowane podejście do identyfikacji i oceny mocnych stron organizacji oraz obszarów do poprawy. Umożliwia okresowy pomiar postępów. Ułatwia porównanie z innymi organizacjami – benchmark oraz umożliwia dobry benchlearning. Umożliwia także identyfikację “dobrych praktyk” i dzielenie się wiedzą o nich wewnątrz organizacji oraz  przyjęcia ich do standardów zarządzania.

Spodziewane korzyści w ujęciu długofalowym to:

Korzyści wewnętrzne dla Urzędu:

  • Zaufanie kierownictwa do rzetelności funkcjonowania urzędu ,
  • Jasne określenie podziału odpowiedzialności i kompetencji poszczególnych pracowników ( szczególnie w ramach jednostek organizacyjnych Urzędu). Logiczne określenie zakresów działania i kompetencji,
  • Ułatwienie komunikacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Urzędu i pracownikami, szczególnie poprzez ujednolicenie nomenklatury zarządczej,
  • Poprzez samoocenę i refleksję z tym związaną możliwość ciągłej i kompleksowej poprawy realizowanych procesów ( wszystko, co pewne to zmiany),
  • Bardziej elastyczna reakcja na zachodzące zmiany (rugowanie zachowawczości urzędniczej),
  • Możliwość swobodnego, (ale w ramach prawa) kształtowania i zarządzania podległych obszarów przez właścicieli (liderów) procesów,
  • Większa efektywność wykorzystania środków finansowych (w ujęciu: celów, funkcji, zasobów, oraz procesów: podstawowych, pomocniczych i zarządzania),
  • Praca w dobrze i przejrzyście zorganizowanej strukturze,
  • Satysfakcja z wykonywanej pracy i jej świadome zrozumienie,
  • Możliwość podnoszenia kwalifikacji,
  • Wzrost poczucia odpowiedzialności i dumy z dobrze realizowanej pracy (mamy nadzieję).

Spodziewane korzyści zewnętrzne :

  1. Zwiększenie zaufania mieszkańców i inwestorów do pracy urzędu,
  2. Wzrost prestiżu i generalna poprawa wizerunku urzędu,
  3. Bardziej równoprawna współpraca z organizacjami posiadającymi stosowne „certyfikaty” jakości,
  4. Zdecydowanie wyższa wiarygodność Urzędu wobec funduszy i struktur państwowych,
  5. Zmniejszenie ilości źle lub błędnie wykonywanych usług,
  6. Obniżka kosztów ogólnych na skutek wzrostu sprawności urzędu (docelowo),
  7. Przygotowanie do konkurencyjnego rynku powstającego w zakresie usług oświatowych lub innych usług.